Proposition de la création d'un espace d'échanges et de propositions

La richesse des échanges entre responsables des sites lors des rencontres Lotharingie nous ont fait penser qu'il était dommage de ne pas maintenir ce lien d'une manière permanente. Notre expérience de 2 ans dans l'usage d'un site Internet associatif nous a conduit à penser que cet outil pourrait être un bon moyen d'échanges, dans la mesure où il accumule les contributions de chacun en les rendant visibles à tous. Dans cet esprit, nous proposons ce site expérimental très simple, dont nous assurerions le démarrage dans une première phase.

Les modalités pratiques de fonctionnement de ce site ont été discutées lors de la  rencontre que nous avon organisée le 17 octobre 2009 à Chalon. Nous continuerons ces échanges lors de la rencontre de Montbéliard.

Je résume ici les suggestions présentées lors de notre réunion du 21 mai 2010 à Montbéliard

La communication des activités au public potentiel est essentielle mais difficile, car noyée dans un bruit de fond médiatique qui la rend difficilement visible. Un consensus s’est dégagé pour constater que le bouche à oreille restait le moyen le plus efficace. On peut cependant organiser ce processus et utiliser de nouveaux canaux. Par exemple :

• Mailing ciblés à travers des associations partenaires et amies en relation avec une ou plusieurs de nos cours, conférences, activités.
• Distribution sélective de nos programmations dans les lycées (professeurs)
• Attirer des étudiants à l’occasion d’événements spécifiques et en fonction de leurs emplois du temps (classes préparatoires, animations coordonnées avec un professeur…etc.)
• Réaliser un site Internet donnant le détail des activités pour les adhérents mais également pour le grand public (voir exemple UTB Chalon www.utb-chalon.org ). Agir en continu afin que votre lineURL soit référencé dans des sites locaux ( Mairie, Etablissements d’enseignement, sites culturels et de loisirs…)

Une fois les canaux de communication améliorés, la variété de l’offre et son ampleur sont déterminantes pour attirer tous les publics qui sont très segmentés. Ce que nous appelons les activités complémentaires (ateliers de langues et d’informatique, groupes de travail, café débats, sorties culturelles locales, animations diverses, voyages..) peuvent représenter un pouvoir d’attraction spécifique pour au moins 20% des adhérents qui sans cela ne participerait pas aux cours et conférences.

Yves FOURNIER

Président UTB Chalon

Chalon sur Saône le 19 mai 2010

PROPOSITION DE COOPERATION POUR LA CREATION DE SITES INTERNET

UTB Chalon a mis au point avec un prestataire depuis maintenant 3 ans un site Internet qui lui sert à communiquer avec ses adhérents et lui donne une visibilité à l’extérieur de son périmètre. Ce site possède une structure qui est apparue adaptée aussi bien aux usages de l’équipe d’animation que des membres de l’association.

Ses fonctionnalités principales sont les suivantes :

• Page d’accueil donnant les informations principales (éditorial, déroulants pour les nouvelles immédiates, brèves guidant vers des rubriques spécifiques sans passer par les menus).
• Menus déroulants permettant d’accéder à toutes les rubriques
• Pages d’informations sur la vie interne de l’organisation
• Menu donnant la liste des conférences par date et par discipline
• Fiche conférence synthétisant les informations pertinentes
• Menu donnant toutes les informations sur les conférenciers
• Menu donnant toutes les informations sur les autres activités que les conférences, en particulier celles qui demandent une cotisation spécifique
• Menu sur les modalités d’inscription
• Menu réservé aux adhérents du site permettant d’accéder à des fonctionnalités spécifiques aux membres.
• Possibilité de téléchargements de fichiers depuis le site (documents, sons, images, vidéo..etc.)
• Possibilités d’insertions de sons et vidéos en lecture depuis le site

Sa structure est pour l’essentiel paramétrable par les utilisateurs (ayant les identifiants administrateur). Son chargement et ses modifications peuvent être réalisés par des personnes sans compétences informatiques particulières hormis l’usage d’un traitement de texte.

UTB Chalon pense que la structure de son site pourrait s’adapter aisément aux activités de toutes les organisations similaires. Elle propose de réunir un nombre suffisant de structures intéressées permettant d’agglomérer un budget  de personnalisation de sites qui serait mutualisé pour l’ensemble de ces structures.

Une fois ce »ticket d’entrée » réglé (la contribution de chaque structure étant proportionnelle à sa taille et ses possibilités financières). La personnalisation de chacun des sites serait réalisée par le prestataire d’UTB Chalon.

Une cotisation mensuelle très modique serait ensuite demandée qui serait la contrepartie d’une assistance téléphonique et par mail de l’équipe site Internet d’UTB Chalon, qui aurait pour but de faciliter la prise en mains de l’outil au fur et à mesure de leur constitution par les équipes de chaque structure. Elle financerait également l’Hébergement de ces sites sur des serveurs dédiés.

Cette proposition a pour but, en mutualisant les développements, de permettre l’accès à cet outil à de petites structures qui n’ont pas les moyens de développer isolément un tel outil dont nous avons pu vérifier l’efficacité auprès de nos adhérents.

Yves FOURNIER

Président UTB Chalon